Personální audit

Personální audit neboli audit lidských zdrojů je komplexní metoda k přezkoumání zavedených zásad, postupů, dokumentace a systémů v oblasti lidských zdrojů. Toto přezkoumání pomáhá identifikovat potřeby pro zlepšení a zlepšení funkce lidských zdrojů. Kromě toho audit pomáhá posoudit dodržování neustále se měnících pravidel a předpisů.

Postup zahrnuje systematické přezkoumání všech aspektů lidských zdrojů, obvykle pomocí kontrolního seznamu.

Kontrola personálního auditu

Kontrola personálního auditu zahrnuje

• Nábor a nástup zaměstnanců
• Odměňování a poskytované benefity
• Proces hodnocení výkonu a produktivity
• Popis a náplň práce
• Přezkum personálních souborů a dat

Účelem personálního auditu je rozpoznat silné stránky a identifikovat jakékoli potřeby zlepšení ve fungování lidských zdrojů. Řádně provedený audit odhalí problémové oblasti a poskytne doporučení a návrhy k nápravě těchto problémů.

Důvody pro provedení přezkumu

Některé z důvodů pro provedení přezkumu zahrnují

• Zajištění efektivního využití lidských zdrojů organizace
• Kontrola dodržování předpisů ve vztahu ke správě organizace
• Celková stav důvěry v řízení a fungování lidských zdrojů
• Reputace a atmosféra v organizaci
• Provedení kontroly pro akcionáře nebo potenciální investory a vlastníky
• Stanovení strategie pro budoucí zlepšení oblastí

Vzhledem k mnoha zákonům, které ovlivňují každou fázi pracovního procesu, je důležité, aby zaměstnavatel pravidelně prováděl personální analýzu svých politik a postupů. To pomáhá identifikovat problémy s dodržováním předpisů, pokud existují, a vyhýbá se potenciálně nákladným pokutám anebo soudním sporům.

Personální audit může provádět pouze zkušený personální auditor, jehož kompetence pro výkon této činnosti musí splňovat odborné a osobnostní předpoklady.

Cíle personálního auditu

Klíčovou podmínkou správnosti provedení personálního auditu je volba vhodného personálního auditora. V žádném případě by se nemělo jednat o interní zaměstnance firmy. Mezi hlavní důvody k externímu zajištění personálního auditu patří:

• Objektivita, kdy auditor pocházející z prostředí mimo auditovanou firmu si lépe zachová svou objektivitu, než člověk, který je součástí auditované organizace.
• Důvěryhodnost, kdy personální audit provedený externí poradenskou firmou má nejen u zaměstnanců dané firmy, ale i u partnerských firem větší důvěru, než kdyby byl vypracován interními zaměstnanci.

Analýza stavu organizace a činností či procesů

• Odborné posouzení, zda profesní struktura i kompetence zaměstnanců všech kategorií odpovídají definovaným firemním potřebám, strategii a cílům.
• Objevování a nalezení dalšího potenciálu rozvoje zaměstnanců.
• Odborné posouzení a zjištění vytíženosti zaměstnanců.

Oblasti personálního auditu

• Analýza problémů fluktuace zaměstnanců.
• Sběr dat o aktuálním stavu kultury.
• Sběr dat o aktuálním stavu motivace zaměstnanců.
• Analýza vnitrofiremního prostředí z pohledu vztahů a celkové komunikace.
• Zhodnocení stávajících zaměstnanců z hlediska jejich osobnostních charakteristik a požadavků na danou pozici.
• Zhodnocení pracovní vytíženosti na jednotlivých pracovních pozicích a v návaznosti na to doporučení optimalizace počtu zaměstnanců.
• Zhodnocení využívání pracovních nástrojů a pracovního času.
• Další možná témata na klíč a k řešení personálních problémů.
• Analýza kariérního plánování a rozvoje jednotlivých zaměstnanců.

Metody personálního auditu

• Posuzování aktuální pracovní náplně auditovaných osob.
• Kontrola pracovních podmínek – hodnocení, vzdělávání, pracovní doba atd.
• Procesní mapy, popis prováděných procesů do 1. úrovně, v případě procesního auditu se pokračuje až do 3. úrovně.
• Podrobná SWOT analýza – klíčová analýza, která vede k odhalení silných a slabých stránek, příležitostí a rizik (hrozeb) v prostředí, kde firma nebo organizace působí.
• Řízené párové rozhovory, které slouží ke zjištění a validaci informací. Rozhovory mají pevnou strukturu obsahující otevřené a cílené otázky včetně křížového ověření odpovědí u dalších zaměstnanců. Schopnost křížového ověřování je klíčové pro objektivnost informací z personálního auditu.
• Snímek pracovního dne v organizacích slouží k získání objektivních údajů o využití pracovního času.
• Pozorování na pracovišti doplňuje metodu denních snímků a řízených rozhovorů.
• Pozorování na pracovišti – může být zvolena metoda mystery shoppingu nebo stínování na pracovišti zaměstnance. Obě tyto metody slouží ke zjištění kvality i kvantity prováděných pracovních činností.
• Mystery shopping – „Utajený nákup“ provádí personální auditor, který se vydává za zákazníka nebo klienta společnosti a provádí fiktivní nákup nebo poptává službu, řeší reklamaci apod.
• Stínování – personální auditor je přítomen na pracovišti a pozoruje pracovníky při práci. Zapisuje si časové údaje jednotlivých činností a aktivit, popřípadě kvalitu poskytovaných služeb směrem k zákazníkovi nebo klientovi ať osobně nebo po telefonu, případně emailem.

Reference

Autoritní data	NKC: ph925077