Správa záznamů

Z Wikipedie, otevřené encyklopedie
Skočit na: Navigace, Hledání

Správa záznamů, neboli RM (z anglického Records Management), je praxe vedení záznamů o organizaci od okamžiku, kdy jsou vytvořeny, až do jejich úplného odstranění. To může zahrnovat třídění, ukládání, zabezpečení a zničení záznamů (nebo v některých případech archivní konzervaci). Záznam může být buď hmotný předmět, nebo digitální informace, například rodné listy, lékařské zprávy, office dokumenty, databáze, aplikační data a e-mail. Správa záznamů se primárně zabývá důkazy činnosti organizace a je obvykle aplikována spíše na hodnotě záznamů než na jejich fyzické podobě.

Definice správy záznamů[editovat | editovat zdroj]

V minulosti byl pojem „správa záznamů" občas používán, ale odkazoval k vedení záznamů, které již nebyly v každodenním použití, ale stále bylo potřeba je používat – tyto „semi-current“ nebo neaktivní záznamy byly často uloženy v „suterénu“ nebo off-site. Modernější použití inklinuje ke správě záznamů podporující celý životní cyklus záznamu – z hlediska práva tvorby až do jejich úplného odstranění. ISO 15489:2001 definuje správu záznamů jako „oblast řízení, které odpovídá za efektivní a systematickou kontrolu tvorby, přijímání, udržování, užívání a disponibility záznamů, včetně postupů pro zachycení a udržení důkazu informovanosti o podnikatelské činnosti a transakcí v podobě záznamů“. ISO norma definuje záznamy jako „informace vytvořené, přijaté a udržované jako důkaz a informace o organizaci nebo osobě, na základě právní povinnosti nebo v transakci podnikání“. Mezinárodní archivní rady (ICA - en:International Council on Archives) Výbor pro elektronické záznamy definuje záznam jako „zaznamenané informace vyrobené nebo přijaté v zahájení, vedení nebo ukončení institucionální nebo individuální činnosti, a že se skládá z obsahu, kontextu a struktuře dostatečné pro prokázání jejich činnosti“. Klíčovým slovem těchto definic je slovo důkaz. Zjednodušeně řečeno, záznam lze definovat jako „důkaz události“. Správa dokumentů je ukládání, uchování a vyhledání informací v co nejkratším čase. Řízení záznamů je velmi důležité pro využití ukládání dokumentu, tomuto tématu se věnuje kancelářská administrativa.

Nácvik správy záznamů[editovat | editovat zdroj]

Manažer záznamů je někdo, kdo je zodpovědný za správu záznamů v organizaci. V praxi správa záznamů může zahrnovat:

  • Plánování informačních potřeb organizace
  • Identifikační údaje, které vyžadují zaznamenání
  • Tvorba, schvalování a prosazování politiky a postupy týkající se záznamů, včetně jejich organizace a likvidace.
  • Rozvoj plánu skladování záznamů, který obsahuje krátkodobé a dlouhodobé úložiště fyzických záznamů a digitálních informací
  • Identifikace, třídění a ukládání záznamů
  • Koordinační přístup k záznamům uvnitř i vně organizace, vyvážení požadavků zachování obchodního tajemství, ochrany dat a osobních údajů a přístup veřejnosti.
  • Provádění politiky na odstraňování záznamů, které již nejsou nutné k běžnému provozu, podle organizační politiky, podle zákonných požadavků a dalších předpisů se může jednat buď o jejich poškození, zničení nebo trvalé uchování v archivu.

Zásady řízení záznamů a automatizovaných systémů řízení podporuje zachycení záznamu, klasifikaci a průběžné vedení záznamů po celou dobu jejich životního cyklu. Takový systém může být v listinné podobě (např. jako index karty používané v knihovně), nebo jako počítačový systém (například aplikace elektronické spisové služby). ISO 15489:2001 uvádí, že řízení záznamů zahrnuje:

  • stanovení zásad a standardů
  • přidělování odpovědnosti a pravomoci
  • stanovení a vyhlašování postupů a pokynů
  • poskytuje širokou škálu služeb týkajících se řízení a využívání záznamů
  • navrhování, provádění a správu specializovaný systémů pro správu záznamů
  • integraci správy záznamů do podnikových systémů a procesů

Správa fyzických záznamů[editovat | editovat zdroj]

Řízení fyzických záznamů zahrnuje záznamy různých oborů a může čerpat z různých forem odborných znalostí. Záznamy musí být identifikovány a ověřeny. Toto je obvykle záležitostí podání a vyhledávání, v některých případech je potřeba opatrnější zacházení.

Identifikace záznamů[editovat | editovat zdroj]

Pokud je položka prezentována jako úřední záznam, musí být úředně ověřen. Právní odborníci mohou například zkoumat, zda dokument nebo položka není padělek a že při jakémkoliv poškození, změně nebo chybějícímu obsahu je zdokumentován. V extrémních případech může být podroben zkoumáním pod mikroskopem, x-ray (en:X-ray), radiokarbonovým datováním nebo chemickými rozbory. Tato úroveň ověřování není tak běžná, ale vyžaduje zvláštní péči při vytváření a uchovávání záznamů o organizaci.

Uchovávání záznamů[editovat | editovat zdroj]

Záznamy musí být skladovány takovým způsobem, aby byly přístupné a zároveň byly zabezpečeny proti poškození vlivem prostředí. Typické papírové dokumenty mohou být uloženy v kartotéce v kanceláři. Nicméně, některé organizace mají specializované místnosti s kontrolou prostředí, včetně teploty a vlhkosti. Zásadní záznamy mohou potřebovat uložení v odolné, bezpečné úschovně nebo ochranu proti požáru, povodním, zemětřesením nebo konfliktům. V extrémních případech požaduje položka jak zabezpečení proti katastrofám, tak přístup veřejnosti, jako například americká ústava. V tomto případě je nutné konzultovat místnost s odborníky, zda místnost efektivně odolává hmotnosti regálů a papíry naplněnými kartotékami. Historicky, některé vojenské lodě byly navrženy tak, aby byla vzata v úvahu hmotnost operačních záznamů (Moderní záznamy – velká část těchto informací byla převedena na elektronické úložiště). Kromě on-site uložení záznamů, mnohé organizace provozují vlastní off-site záznamy.

Cirkulace záznamů[editovat | editovat zdroj]

Sledování záznamů, když jsou vzdáleny od normální skladovací oblasti, je odkazování na jejich koloběh. Toto je často zpracované ve zjednodušené písemné formě záznamu postupů. Nicméně, mnoho moderních záznamů používaných v prostředí počítačových systémů, zahrnující snímače čárových kód, nebo radio-frekvenční identifikační technologie (RFID - en:Radio-frequency identification) vedou ke sledování pohybu záznamů. Ty mohou být také použity pro pravidelné provádění auditů, aby identifikovaly neoprávněný pohyb záznamu.

Likvidace záznamu[editovat | editovat zdroj]

Likvidace záznamů nemusí vždy znamenat zničení. To může zahrnovat i převod do historických archivů, muzeí nebo na soukromou osobu. Zničení záznamů by mělo být povoleno zákonem, nařízeními, nebo pracovním postupem, a záznamy by měly být zlikvidovány s takovou péčí, aby se nedošlo k neúmyslnému úniku informací. Tento proces je potřeba dobře zdokumentovat, počínaje záznamy na uchovávání harmonogramu a zásad a postupu, které byly schváleny na nejvyšší úrovni. Soupis zlikvidovaných záznamů by měl být zachován, včetně potvrzení, že byly zničeny. Záznamy by nikdy neměly být jednoduše zlikvidovány jako odpad. Většina organizací používá postupy jako je rozmělnění papíru, skartace nebo spalování.

Komerčně dostupné produkty[editovat | editovat zdroj]

Komerčně dostupné produkty mohou spravovat záznamy všech aktivních, neaktivních, archivních procesů, dále retenční plánování a likvidaci. Někteří také využívají technologii RFID pro sledování fyzického souboru.

Správa elektronických záznamů[editovat | editovat zdroj]

Obecné zásady správy dokumentů platí pro záznamy v libovolném formátu. Digitální záznamy (nebo elektronické záznamy) vyvolávají specifické otázky. Je mnohem obtížnější zajistit, že obsah, kontext a struktura záznamů je zachována a ochráněna, když záznamy nemají fyzickou existenci. Funkční požadavky na počítačové systémy pro správu elektronických záznamů byly zavedeny americkým ministerstvem obrany (US Department of Defense)[1], jehož MoReq (vzorové požadavky na správu elektronických záznamů - en:MoReq2) byla přeložena do nejméně dvanácti jazyků a je používán za hranicemi Evropy. Vývoj byl zahájen MoReq DLM Forum (en:DLM Forum), financovaný Evropskou komisí. Existují konkrétní obavy o schopnosti přístupu a čtení elektronických záznamů v průběhu času, protože pro rychlé tempo změn v technologii může být software, ve kterém byly záznamy vytvořeny, zastaralý, takže budou záznamy nečitelné. Značné množství výzkumných činností se zavázalo k řešení této otázky. Veřejné záznamy Úřadu státu Victoria (PROV) se sídlem v Melbourne, Austrálie, zveřejnila strategii elektronických záznamů (VERS), který zahrnuje standard pro zachování, dlouhodobý ukládání a trvalý přístup k elektronickým záznamům. VERS norma byla přijata všemi ministerstvy státu Victoria.

Elektronická daňová evidence[editovat | editovat zdroj]

Elektronické daňové záznamy jsou založené na nepapírové verzi záznamů, uvedly daňové agentury jako je Internal Revenue Service (en:Internal Revenue Service). Zde se nachází značný zmatek ohledně toho, co představuje přijatelné digitální záznamy pro IRS. Předmět je popsán v publikaci Bulletin 583 a 1997-13, ale ne v konkrétních detailech. Podniky a jednotlivci, kteří chtějí převést své papírové záznamy do naskenované kopie, mohou být ohroženi, pokud tak učiní. Například není jasné, jestli by tyto dokumenty akceptoval auditor IRS, kdyby byly ve formátu JPG, PNG nebo PDF (naskenované kopie účtenek pro odečtení výdajové položky).

Aktuální otázky řízení záznamů[editovat | editovat zdroj]

Od roku 2005 se vyskytuje zvýšený zájem podniků o vedení záznamů, díky dodržováním nových předpisů a zákonů. Zatímco vláda, právní a zdravotní péče, mají pevnou, disciplínu v řízení záznamů, obecně bylo vedení firemních záznamů špatně provedeno a standardizováno. Kromě toho, skandály jako Enron/skandál Andersen (en:Enron scandal), a nebo nedávné záznamy související s nehodami v Morgan Stanley (en:Morgan Stanley), které vyvolaly obnovený zájem v souladu firemních záznamů, požadavků na retenční období, připravenost na soudní spory a související otázky. Stanovy, jako jsou USA Sarbanes-Oxley Act vytvořily nové postupy, které vedou k větší standardizaci postupů správy dokumentů v rámci organizace. V devadesátých letech proběhla výměna názorů mezi manažera y IT manažery o důraz na právní aspekty, jak to je stanoveno dnes, na dodržování předpisů a rizika. Soukromí, ochrana data krádeže identity se staly otázky, týkající se řízení záznamů. Role manažera má pomoci při ochraně záznamů a postupně se na to zaměřovat. Je potřeba zajistit, aby hlavní informace o jednotlivcích nebyly ve vztahu k záznamům o uchování plánu a záznamům destrukce. Nejvýznamnější otázkou je provádění požadovaných změna na individuální a firemní kultury, odvození přínosů pro interní a externí zainteresované strany. Řízení záznamů je často viděno jako zbytečná činnost, s nízkou prioritou administrativních úkolů, které lze provádět na nejnižší úrovni v rámci organizace. Zde publikované události ukázaly, že řízení záznamů je ve skutečnosti odpovědností všech osob v rámci organizace a právnické osoby. Sporný problém mezi manažery řízení záznamů bylo nekritické přijímání elektronických dokumentů a záznamů systému (en:EDRMS). Jeden známý odborník na RM, Steve Bailey[2] uvedl: „Co se týče průměrného uživatele EDRMS, je to něco, co oni nechtěli, nemají rádi, neumí používat pořádně, tím pádem není divu, že tak málo uživatelů ho dokázalo přijmout“. Další otázkou velkého zájmu k řízení záznamů je vliv sociálních médií, jako jsou Wikipeda, Facebook a Twitter, na tradiční postupy správy dokumentů, principy a koncepty. Aktuální poznámky zahrnují související témata s řízením životního cyklu informací a správy podnikového obsahu.

Vzdělání a certifikace[editovat | editovat zdroj]

Mnoho vysokých škol a univerzit nabízí studijní programy v oblasti knihovnické a informační vědy, které se týkají řízení záznamů. Kromě toho existují profesní organizace, jako jsou Records Management Association Australasia (RMAA) a institutu certifikovaných manažerů řízení záznamů, které jsou poskytovány samostatně, jako profesionální certifikace pro odborníky, Records Management, pod označením CRM. Další vzdělávací příležitosti v podobě certifikačního programu jsou také od AIIM International, ARMA a od Records Management society ve Velké Británii a v Irsku. Vzdělávací školení a semináře o vědeckých a technických záznamech , řízení životního cyklu a kvalitní elektronické záznamy z praxí (Q-ERP) jsou k dispozici od Elektronické systémy Notebook Association (CENSA). Univerzity v jižní Austrálii nabízí Graduate Certificate, Graduate Diploma a MSc v oboru Business Information management a knihovnictví a informační management s odborníkem ze správy záznamů.

Systém řízení elektronických záznamů[editovat | editovat zdroj]

Elektronické dokumenty a systém řízení záznamů (Electronic dokument and Records management systém - EDRMS) je počítačový program (nebo sada programů), které se používají ke sledování a ukládání záznamů. Termín se odlišuje od systémů zobrazování a správy dokumentů, které se specializují na papírovou správu dokumentů, respektive ERM systémy běžně poskytují specializovaný bezpečnostní audit a funkce přizpůsobené potřebám záznamů manažerů. National Archives and Records Administration (NARA) bylo schváleno americkým ministerstvem obrany jako standard 5015, „dostatečný a vhodný základ pro řešení základních úkolů, řízení záznamů v automatizovaném prostředí, které stále více charakterizuji tvorbu a využívání záznamů“. Records Management Vendors mohou být certifikování jako kompatibilní s normou DoD 5015.2-STD, po ověření ze Joint Interoperability Test Command, který stanoví postupy při zkoušce, píše podrobné a souhrnné závěrečné zprávy o 5015.2 certifikovaných produktech, a provádí on-site inspekci softwaru. Národní archiv ve Velké Británii vydal dvě sady funkčních požadavků na podporu rozvoje elektronického trhu se software pro správu záznamů (1999 a 2002,The National Archives . To rozeběhlo program pro hodnocení výrobků proti požadavkům roku 20002. Tyto požadavky byly na počátku formulovány ve spolupráci s ústřední vládou, byly přijaty s nadšením mnoho částí veřejného sektoru ve Velké Británii a v dalších částech světa. Testovací program je již uzavřen, ale Národní archiv přijímá žádosti o testování. Požadavky Národního archivu z roku 2002 jsou stále aktuální. Evropská komise vydala „MoReq“, model požadavků na elektronické záznamy a správu dokumentů v roce 2001. Ačkoliv se jedná o neformální standard, je širokou veřejností považován jako standard (MoReq). Byl financován z programu komise IDA a byl vyvinut na popud DLM Forum. Zásadní aktualizace MoReq, známá jako MoReq2, byla zveřejněna v únoru 2008. National Archives of Australia (NAA) publikoval funkční specifikace pro systémy správy elektronických záznamů (ERMS) a související pokyny pro realizaci pro software správy elektronických záznamů, jako návrhy v únoru 2006.

Komerční centra záznamů[editovat | editovat zdroj]

Komerční centra záznamů jsou zařízení, která poskytují služby pro uskladnění papírových dokumentů pro organizace. V některých případech, také nabízí skladování záznamů vedených v elektronické podobě. Komerční centra záznanů poskytují velkokapacitní skladování papírových dokumentů a některé nabízí prostory s kontrolou teploty a klima, pro skladování citlivých záznamů. Obchodní organizace pro komerční centra záznamů (PRISM International), ale ne všichni poskytovatelé jsou členy.

Externí odkazy[editovat | editovat zdroj]