Skartace

Z Wikipedie, otevřené encyklopedie
Skočit na: Navigace, Hledání

Skartace, správně skartační řízení, jak vyplývá mimo jiné z vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby, není, jak si mnozí myslí, zničení dokumentů (to se nazývá skart; od tohoto slova je odvozen skartační stroj), ale vytřídění nepotřebných dokumentů a archiválií (cca 3 % až 5 % dokumentů) po ukončení skartační lhůty, po kterou jsou uloženy ve spisovně nebo příruční registratuře. Tedy skartaci podléhají i dokumenty, které se po jejím skončení předají k trvalému uložení do archivu (do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence).

Skartační znak[editovat | editovat zdroj]

Původce ve svém spisovém plánu určí jeden z následujících skartačních příznaků:

  • A (archiv) – dokument se předá archívu
  • V (výběr) – dokument se odborně posoudí a pak se buď předá do archivu, nebo ke skartu
  • S (stoupa, nebo skart) – dokument se zničí

Délka skartační lhůty[editovat | editovat zdroj]

Původce určí počet roků, které určují délku skartační lhůty. Skartační lhůta začíná běžet prvním dnem roku následujícího vyřízení dokument a nebo uzavření spisu.

Skartační lhůty (doba, za kterou může být dokument skartován) podle § 31 Zákona č. 563/1991 Sb - zákon o účetnictví:

  • účetní závěrka, výroční zpráva - 10 let
  • účetní doklady, knihy, odpisové plány, inventur.soupisy, účtový rozvrh, přehledy - 5 let
  • účetní záznamy, kterými účet.jednotky dokládají formu vedení účetnictví - 5 let

Skartační lhůty podle § 35 a) zákona č. 582/1191 Sb. o organizaci a provádějí sociálního zabezpečení:

  • mzdové listy nebo účet.záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění - 30 let
  • stejnopisy ELDP - 3 roky

Skartační lhůty podle § 27 zákona č. 235/2004 Sb o DPH:

  • plátce DPH je povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně min. 10 let od konce zdaň. období

Spisový plán[editovat | editovat zdroj]

Původce v rámci spisového řádu (jeho předpis, který stanovuje podrobnosti výkonu spisové služby) vydává spisový plán. To je seznam druhů dokumentů, který může být hierarchicky členěn. U každého druhu dokumentů se uvede skartační režim a skartační lhůta. Záznam druhu dokumentu v hierarchii se skartačním režimem a skartační lhůtou se nazývá spisový znak.

Příklad[editovat | editovat zdroj]

„Vedení úřadu – Sekretariát ředitele – Plná moc zastupovat ředitele [A10]“ znamená, že dokumenty plné moci zastupovat ředitele úřadu jsou zařazeny do skupiny Vedení úřadu a podskupiny Sekretariát ředitele a mají skartační příznak „A“ a skartační lhůtu 10 let. To znamená, že po uzavření spisu a vyřízení dokumentu se tento uloží do spisovny po dobu deset let a poté bude předán jako archiválie archívu k trvalému uložení.

Literatura[editovat | editovat zdroj]

  • ČECHOVÁ, Gabriela, et al Archivní příručka. 2. nezměněné. vyd. Praha : Archivní správa MV ČSR, 1971. S. 92–113.  
  • ŠTOURAČOVÁ, Jiřina. Úvod do archivnictví. Brno : Vydavatelství Masarykovy univerzity, 1999. ISBN 80-210-2216-7. S. 113–116.