Skartace

Z Wikipedie, otevřené encyklopedie
Skočit na: Navigace, Hledání

Skartace (z italského scarto, vyřazení, též zmetek) označuje odstranění nepotřebných dokumentů ze spisovny nebo z jednotlivých registratur původce ve smyslu jejich vyřazení. Vyřazené dokumenty mohou být určeny ke zničení (tato skupina se nazývá skart, vlastní fyzické zničení se neprovádí v rámci skartace), nebo k dlouhodobému uložení v archivu.

Skartaci upravuje stát (v Česku ji v současné době upravuje zákon o archivnictví a spisové službě z roku 2004 a na něho navazující vyhlášky – zde je celá skartace vymezena výrazem skartační řízení a jeho specifikací). Jednotlivé úřady, firmy a společnosti (tedy původci) se starají o řádnou skartaci v rámci spisové služby, někteří mají povinnost vydávat skartační řády upravující náležitosti skartačního řízení u nich. Na správný průběh skartačního řízení (a spisové služby vůbec) dohlížejí archivy.

Původce vyznačuje na dokumenty (spisy) skartační lhůtu, tedy dobu, po kterou má uzavřený spis u původce zůstat, než bude zařazen do skartačního řízení, a skartační znak, který předjímá, co se spisem ve skartačním řízení stane. K vyznačení skartačního znaku se používají písmena A (archiv), S (skart nebo stoupa) nebo V (výběr), za která se napíše číslice, udávající počet roku skartační lhůty. Skartační lhůta začíná běžet 1. lednem následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Například značka S3 znamená dát do skartu (stoupy) za tři roky, A5 znamená předat do archivu k trvalému uložení za pět let a značka V3 znamená po třech letech rozhodnout, zda dát do skartu nebo do archivu.

Skartační znak[editovat | editovat zdroj]

Původce ve svém spisovém plánu určí jeden z následujících skartačních příznaků:

  • A (archiv) – dokument se po ukončení skartační lhůty předá do archivu
  • V (výběr) – dokument se po ukončení skartační lhůty odborně posoudí a pak se buď předá do archivu, nebo zničí
  • S (stoupa, nebo skart) – dokument se po skončení skartační lhůty zničí

Délka skartační lhůty[editovat | editovat zdroj]

Původce určí počet roků, které určují délku skartační lhůty. Skartační lhůta začíná běžet prvním dnem roku následujícího vyřízení dokument a nebo uzavření spisu.

Skartační lhůty (doba, za kterou může být dokument skartován) podle § 31 Zákona č. 563/1991 Sb - zákon o účetnictví:

  • účetní závěrka, výroční zpráva - 10 let
  • účetní doklady, knihy, odpisové plány, inventur.soupisy, účtový rozvrh, přehledy - 5 let
  • účetní záznamy, kterými účet.jednotky dokládají formu vedení účetnictví - 5 let

Skartační lhůty podle § 35 a) zákona č. 582/1191 Sb. o organizaci a provádějí sociálního zabezpečení:

  • mzdové listy nebo účet.záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění - 30 let
  • stejnopisy ELDP - 3 roky

Skartační lhůty podle § 27 zákona č. 235/2004 Sb o DPH:

  • plátce DPH je povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně min. 10 let od konce zdaň. období

Spisový plán[editovat | editovat zdroj]

Původce v rámci spisového řádu (jeho předpis, který stanovuje podrobnosti výkonu spisové služby) vydává spisový plán. To je seznam druhů dokumentů, který může být hierarchicky členěn. U každého druhu dokumentů se uvede skartační režim a skartační lhůta. Záznam druhu dokumentu v hierarchii se skartačním režimem a skartační lhůtou se nazývá spisový znak.

Příklad[editovat | editovat zdroj]

„Vedení úřadu – Sekretariát ředitele – Plná moc zastupovat ředitele [A10]“ znamená, že dokumenty plné moci zastupovat ředitele úřadu jsou zařazeny do skupiny Vedení úřadu a podskupiny Sekretariát ředitele a mají skartační příznak „A“ a skartační lhůtu 10 let. To znamená, že po uzavření spisu a vyřízení dokumentu se tento uloží do spisovny po dobu deset let a poté bude předán jako archiválie archívu k trvalému uložení.

Literatura[editovat | editovat zdroj]

  • kol. autorů. Typový skartační rejstřík. MONTANEX, 2013
  • ČECHOVÁ, Gabriela, et al Archivní příručka. 2. nezměněné. vyd. Praha : Archivní správa MV ČSR, 1971. S. 92–113.  
  • ŠTOURAČOVÁ, Jiřina. Úvod do archivnictví. Brno : Vydavatelství Masarykovy univerzity, 1999. ISBN 80-210-2216-7. S. 113–116.