Dashboard (dynamický a efektivní reporting)

V dnešní době jsou kvalitní data a reportovací nástroje nezbytným předpokladem pro řízení všech společností. Dashboard patří mezi sofistikované nástroje sloužící pro podporu rozhodování managementu, řízení procesů, společností a prostě všech oblastí, kde je zapotřebí sledovat data, jejich vývoj a upozorňovat na možná rizika (monitoring > reporting > management).

Dashboard je tedy reportovací nástroj, ve kterém jsou sdruženy všechny důležité metriky (KPIs) potřebné pro řízení podniku (části podniku nebo procesu).

Smysl dashboardu jako nástroje pro řízení:

Profesionální prezentace dat pro řízení podniku /procesu na jedné stránce/obrazovce.
Nástroj pro podporu rozhodování.
Porovnání dat s plánovaným stavem.
Upozornění na nežádoucí stavy v datech.
Upozornění na potenciální rizika.
Zobrazení trendu za minulá období a predikce budoucího vývoje.
Motivace – vhodně zobrazená data mohou také působit jako motivátor nebo vzbuzovat soutěživost, např. mezi podnikovými jednotkami.

Dashboard, slovo původem z angličtiny, se svým významem a užitím velice rychle prosadilo po celém světě. Doslovný překlad tohoto slova do češtiny již napovídá jeho užití v praxi – „palubní deska“ nebo také „řídící panel“.

Analogií s palubní deskou lze krásně demonstrovat význam dashboardu. Na palubní desce automobilu vidíte všechny důležité hodnoty potřebné pro řízení automobilu, můžete porovnat rychlost oproti vašemu plánu a vidíte upozornění na nežádoucí stavy (např. stav paliva, nefunkčnost určitých komponent apod.). Bez těchto dat by se vám automobil velmi obtížně řídil. Stejné je to u řízení firmy. Bez dat výkonnosti, porovnání plánu versus realita, upozornění na nežádoucí hodnoty, by strategické, taktické a také operativní řízení firmy nebylo možné.

Co by měl obsahovat, jak by měl fungovat a jak by měl vypadat dobře navržený dashboard pro řízení podniku nebo procesu:

Metriky (KPI – key performace indicators) - Prvním předpokladem kvalitního a komplexního dashboardu jsou vhodně zvolené metriky (metrika = měřitelná veličina reprezentující část podnikových dat). Výběr metrik také závisí na strategii společnosti a na konkrétním způsobu řízení managementu. Existují zajímavé nástroje napomáhající vyhledání seznamu metrik a určení vhodnosti metrik pro řízení vybraného procesu. Doporučuji těchto nástrojů využít při hledání vhodných veličin. Neměli bychom zapomínat na data odrážející jak kvantitu, tak i kvalitu vašich produktů a služeb!
Aktualizace dat - Každý reporting je k ničemu, pokud nejsou zajištěna aktuální data. Abychom mohli pružně reagovat a efektivně řídit naši společnost, je ideálním stavem online aktualizace dat. Bohužel online data jsou celkem nákladnou záležitostí a musíme se ve většině případů smířit také s daty za minulá období.
Vizualizace – Hned při otevření dashboardu by mělo být během pár sekund jasné, jak si stojí náš proces/firma. Lze k tomu využít různé vizualizační prvky, jako jsou barvy, různé typy grafů atd.
Srozumitelnost – Obdobně jako u vizualizace by měl uživatel dashboardu během krátké chvilky pochopit smysl a zorientovat se v metrikách dashboardu.
Upozornění – Neboli alertizace taktéž souvisí s vizualizací, ale jedná se o specifické zvýraznění dat dle potřeb a požadavku managementu. Dashboard by měl mít zakomponovány mechanismy upozorňující na nežádoucí stav sledovaných veličin, což by mělo následně vyvolat určitou reakci u managementu.
Dynamičnost – Při spuštění dashboardu by měly být zobrazeny aktuální data. Ale každý správný komplexní dashboard by měl také umožňovat dynamické zobrazení dat dle požadavků uživatele (dle zadaných parametrů uživatele – např. období, firemní jednotka, typ produktu atd.).
Flexibilita – Určitě neméně důležitá vlastnost každého kvalitního reportovacího nástroje, který by měl být schopen přizpůsobit se nejen typům dat, ale rovněž různým zdrojům dat, odlišným datovým strukturám a různým softwarovým systémům.
Jednoduchost – reportingový nástroj by měl být jednoduše ovladatelný a parametrizovatelný.
Modularita – Dashboard by mělo jít dále rozšiřovat, napojit na jiné reportovací systémy nebo by měl sám umět detailní rozpad metriky pro hlubší analýzu a vysvětlení situace.

Jelikož se uživatelé často pletou a zaměňují slova report a dashboard, chtěl bych ještě na závěr vysvětlit rozdíl mezi těmito pojmy. Rozdíl mezi obyčejným reportem a dashboardem je vcelku jednoduchý. V reportu prezentujeme data za určitý proces nebo sledovanou oblast, zatímco v dashboardu prezentujeme komplexní sadu dat nebo také metrik, které reprezentují všechny podstatné atributy vybraného procesu/společnosti.

Dashboard slouží hlavně pro management, který potřebuje pro své rozhodování přehledné a efektivní nástroje. Report se užívá pro detailní sledování procesu/společnosti převážně na operativní úrovni řízení.