Wikipedie:Podmínky pro organizování komunitních akcí s podporou WM ČR

Wikimedia ČR ráda podpoří jakoukoliv akci, která bude přínosem pro některý z projektů Wikimedia. Účelem těchto podmínek je vyjasnit si kroky pro organizátory (resp. žadatele, pokud jde o finanční podporu) i pobočku WM ČR. Tyto podmínky se nevztahují na programy Mediagrant a Fotíme Česko, ale na akce typu (foto)workshop, wikiměsto, wikiexpedice, dataworkshop, vzdělávací wikiakce apod.

Níže uvedené podmínky (Před akcí/Během akce/Po akci) jsou požadovaným minimem pro všechny typy akcí, které má Wikimedia ČR podpořit. Každý typ akce ovšem vyžaduje ještě konkrétnější domluvu s manažerem/kou WM ČR pro daný typ akce (např. kolik čeho nafotit, nejnižší možný počet účastníků atd.). Kontakty na manažery/ky níže.

Před akcí

1. Konzultace záměru: Organizátor/ka se seznámí s manuálem pro typ akce, který chce pořádat a svůj nápad zkonzultuje s příslušným/ou manažerem/kou (kontakty viz níže) - zkonzultují zejména termín akce, odhadované náklady, obecný přínos (např. pro wikikomunitu/Wikimedii), očekávaný konkrétní výsledek (např. množství nově vytvořeného obsahu, fotek apod.). Organizátor/ka a manažer/ka multimédií si před událostí také vyjasní zodpovědnosti (např. kdo založí Nástěnku, zajistí převoz věcí, kontaktuje místní instituce apod.).

2. Vytvoření tiketu: Až po této konzultaci organizátor/ka vytvoří tiket v Trackeru a požádá o jeho předschválení. Schvalovatelé dále postupují dle pravidel pro Tracker. Tiket předschválí jakmile to bude možné, případně opět zkontaktují organizátora/ku (žadatele/ku).

3. Propagace akce: Organizátor/ka se zavazuje, že akci bude propagovat min. 3 týdny před jejím konáním a zveřejní pozvánky na Facebooku, Pod lípou, dalších vhodných místech dle kontextu akce a rozešle pozvánky na: wikimediacz-llists.wikimedia.org (pokud má oprávnění). Tento bod se nemusí týkat všech typů akcí (propagaci nevyžaduje např. předem domluvený kurz pro studenty).

Během akce

4. Fotodokumentace: Během akce samotné organizátor/ka pořídí fotky “making of”.

5. FB post: Spolu s daným/ou manažerem/kou organizátor/ka připraví FB post (propagovat bychom měli každou akci).

Po akci

6. Zpětná vazba: Neprodleně po akci organizátor/ka rozešle jejím účastníkům formulář pro zpětnou vazbu, který mu/jí (dle této šablony) připraví manažer/ka (odpovědi se automaticky ukládají na Týmový disk, kde si je mohou zobrazit jen zaměstnanci a rada WM ČR).

7. Vytvoření reportu: Organizátor/ka zhodnotí akci vyplněním reportu. Zkopíruje si tento vzorový report a zveřejní ho na (pod)stránce své akce na Wikipedii (tedy nechá veřejný). Report zveřejní do termínu, který bude stanoven po vzájemné domluvě s manažerem/kou.

8. Upload: Účastníci akce, jejímž cílem byl zisk médií, by měli předem vědět, že soubory mají uploadovat do 2 měsíců od skončení akce. V tiketu akce by měli dát co nejdříve vědět, co se fotilo (za celý tento bod zodpovídá organizátor/ka akce). V odůvodněných případech (např. velký počet nahrávaných souborů) je možné domluvit se na prodloužení tohoto termínu.

9. Vyúčtování akce: Všechny “Reálné náklady” v tiketu by měly být uvedeny co nejdříve (bez ohledu na nahrávání fotek). Účtenky by měly být nahrány a tiket za žadatele/ku podán ke schválení do 2 měsíců od skončení akce.

10. Schválení tiketu: Schvalovatelé vyhodnotí a schválí tiket dle pravidel Trackeru. Teprve po té dojde k proplacení nákladů akce (je ovšem možné požádat o zálohu).

Závěrečné informace a kontakt

Tyto Podmínky platí i pro žadatele o Komunitní minigranty.

Wikiakce v Trackeru spadají do tématu Multimédia a podtématu Aktivity pro komunitu.Garantem těchto podmínek je manažerk/ka pro multimédia Jakub Holzer (příp. výkonná ředitelka Klára Joklová). Jakékoli nejasnosti ohledně těchto podmínek řešte prosím s nimi.

Podle zaměření vaší akce, kontaktujte příslušného/ou manažera/ku:

• Multimédia akce: jakub.holzerwikimedia.cz
• Edukativní akce: lucie.schubertwikimedia.cz
• Wikidata akce: vojtech.dostalwikimedia.cz
• Ředitelka WMČR: klara.joklovawikimedia.cz