Elektronický systém spisové služby

Elektronický systém spisové služby (zde v textu zkratka "ESSS", národní standard používá zkratku "eSSL") je informační systém pro odbornou správu dokumentů a pro elektronické vedení spisové služby. Takový program musí zajišťovat evidenci elektronických i listinných dokumentů. Pojem odpovídá anglickému označení "Electronic Document and Record Management System", EDRMS.

ESSS musí zejména:

• evidovat příjem, označování, evidenci, rozdělování a oběh, vyřizování, odesílání a ukládání dokumentu
• zaznamenávat informace o všech operacích s dokumentem (transakční protokol)
• spravovat metadata o dokumentu
• vytvářet SIP balíčky pro elektronické skartační řízení

Podrobnosti funkcí elektronického systému spisové služby stanovuje zejména:

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.,
• Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, vyhlášený Ministerstvem vnitra na základě zmocňovacího ustanovení § 70 odst. 2 Zákona o archivnictví a spisové službě – jedná se o adaptovaný a přeložený mezinárodní standard MoReq2

Od roku 2027 je povinností veřejnoprávních původců mít atestovaný elektronický systém spisové služby. Do té doby mohou využívat neatestovaný systém. Přehled atestovaných ESSS bude zveřejněn na stránkách Ministerstva vnitra.

Příklady aplikací

• GINIS Standard nebo GINIS Express od společnosti Gordic spol. s r.o.

• Spisová služba WISPI od společnosti Bach systems s.r.o.
• e-spis od společnosti ICZ a.s.

• TESS Online - elektronická spisová služba

• Dobrá spisovka