Time management

Z Wikipedie, otevřené encyklopedie
Skočit na: Navigace, Hledání

Time management je sadou postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití času. Time management v současnosti zahrnuje širokou škálu aktivit mezi které patří plánování, přidělování, stanovení cílů, delegování, analýza stráveného času, monitorování a stanovení priorit. Zpočátku bylo hospodaření s časem využíváno jen pro obchodní nebo pracovní činnosti, ale postupem času se tento obor z důvodu narůstajících nároků na život rozšířil i do osobních aktivit.

Kategorizace[editovat | editovat zdroj]

Na základě práce Stephena Coveyho lze rozdělit způsoby plánování do několika generací.

  • První generace: Upomínky na určitý čas pomocí alarmů (hodinky, počítač). Převážně se používá na upozornění před provedením nějakého úkolu.
  • Druhá generace: Plánování pomocí kalendáře nebo diáře; zahrnuje i stanovení cílů.
  • Třetí generace: Tento přístup znamená strávit nějaký čas stanovením hodnot a priorit. Pro přípravu je nutné plánování, stanovení priorit a následně vlastní řízení pomocí osobního organizéru, počítače nebo PDA.
  • Čtvrtá generace: Je zefektivněním všech z výše uvedených nástrojů. Zavádí cíle a role jako kontrolní prvek systému a preferuje důležité úkoly nad těmi naléhavými.[1][2]

Osobní Time management[editovat | editovat zdroj]

Strategie Time managementu by měla vždy začít stanovením osobních cílů. Tyto cíle by měly být zaznamenány a mohou být rozděleny do řízení projektů, akčních plánů, nebo jednoduchých seznam úkolů. Pro jednotlivé úkoly či cíle může být následně stanovena důležitost a mohou být také nastaveny lhůty. Výsledkem tohoto procesu je plán se seznamem úkolů, rozvrh nebo kalendář aktivit. Lze si také stanovit denní, týdenní, měsíční plánovací období spojené s různými hodnoceními. To se provádí různými způsoby, a to takto.

Seznam úkolů[editovat | editovat zdroj]

Seznam úkolů (také v angličtině známý výraz to-do list) je seznam činností, aktivit a věcí, který by měl být podle autora splněn. Jedná se o nástroj, který slouží jako alternativa nebo doplněk k paměti. Pokud je jednotlivá položka ze seznamu splněna, je tato položka označena nebo vyškrtnuta. Tradičním zvykem je psát si takový seznam na kousek papíru obvykle z poznámkového sešitu. V současné době existuje spousta elektronických ekvivalentů, kde je možné takový seznám nalézt a aktivně ho používat (PDA, Mobil, PC).

Organizace seznamu úkolů[editovat | editovat zdroj]

Seznamy úkolů jsou často odstupňovány. Nejjednodušší systém obsahuje obecný seznam, který zaznamenává všechny úkoly, které člověk potřebuje v daném čase dosáhnout. Dále z obecného lze přejít na denní seznam, který je vytvořen každý den přenesením úkolů z obecných úkolů.[3]

Přidělení důležitosti:

  • Na základě zkušenosti lze jednotlivým položkám v seznamu přidělit určitou prioritu. Jedním z prvních kdo navrhl metodu "ABC" důležitosti byl Alan Lakein. V jeho systém značí "A" položku s velkou důležitostí, "B" je důležitá položka a "C" je nejnižší důležitost.[4]
  • Specifickým využitím ABC metody je [5] přiřazení "A" úlohy která má být zpracována během dne, "B" během týdne a "C" během měsíce.
  • Dalšími velmi rozšířenými systémy jsou
    • seřazeni položek seznamu v pořadí od největší priority, nebo
    • očíslování všech položek v seznamu, kde "1" značí nejvyšší prioritu a "2" druhou nejvyšší prioritu. Tento seznam následně informuje v jakém pořadí vykonávat jednotlivé úkoly. Posledně jmenovaný systém bývá povětšinou nejrychlejší a umožňuje rychlé zpracování.[3]
  • Úplně jiný přístup, který se staví proti nastavení důležitosti naznačil britský autor Mark Forster. Jeho myšlenka je založena na uzavřeném seznamu úkolů, ve které naznačuje, že nekonečný seznam s určitostí znamená, že některý úkol bude vynechán a nedokončen. Jeho přístup tak staví na tom, že by měl být celý seznam splněn tentýž den, a u položek, které nebyli dokončeny by měl být provedeno zjištění, kde byla chyba a co je potřeba změnit.[6]

Softwarové aplikace[editovat | editovat zdroj]

Moderní softwarové aplikace mají vestavěné moduly pro zpracování úkolů [7] a mohou podporovat množství metod pro filtrování a řazení seznamu úkolů. Mezi dalšími funkcionalitami může také být dynamické určování aktuálních úkolů, které se mají právě zpracovávat.[8] Spousta takových programů dokonce podporuje řízení úkolů pro více uživatelů. Jedna osoba tak může dalším lidem zadávat úkoly.[9]. Seznam úkolů může být také součást nějakého jiného nástroje, jakým je například Správce osobních informací nebo Správce projektů.

Techniky pro nastavení priorit[editovat | editovat zdroj]

Existuje několik technik pro nastavení priorit. Mezi nejznámější patří ABC analýza s Paretova analýza.

ABC analýza[editovat | editovat zdroj]

Tato technika se využívala pro kategorizaci do skupin. Tyto skupiny jsou často označeny písmeny A, B a C. Úkoly jsou následně označovány podle následujících kritérií:

  • A – Úlohy, které jsou vnímány jako naléhavé a důležité,
  • B – Úlohy, které jsou důležité ale nenaléhavé,
  • C – Úlohy, které nejsou naléhavé ani důležité.

Každá skupina je následně seřazena podle priority. ABC analýza může mít více než tři skupiny, které vyplývají z jejího označení.[4]

ABC analýza je běžně kombinována s Paretovou analýzou.

Paretova analýza[editovat | editovat zdroj]

Tato analýza je založena na tom, že 80 % úloh může být ukončeno v 20 % času, který máme k dispozici. Zbývajících 20 % úloh bude trvat 80 % času. Tento princip je tak založen na rozdělení úloh do dvou skupin, kdy je doporučeno úlohám v první skupině přiřadit vyšší prioritu.

Paretův princip může být také použit k zvýšení produktivity: předpokládá se, že 80 % produktivity může být dosaženo dokončením 20 % úloh.[10] Jestliže je cílem vyšší produktivita, pak by měla mít první skupina vyšší prioritu.

Reference[editovat | editovat zdroj]

V tomto článku byly použity překlady textů z článků Time management na anglické Wikipedii a Zeitmanagement na německé Wikipedii.

  1. The Seven Habits of Highly Effective People, Stephen Covey, Fireside 1990
  2. *Covey, Stephen(1994). First Things First. ISBN 0684802031. 
  3. a b Morgenstern, Julie(2004). Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life, 2nd, New York:Henry Holt/Owl Books, 285. ISBN 0805075909. 
  4. a b Lakein, Alan(1973). How to Get Control of Your Time and Your Life.. New York:P.H. Wyden. ISBN 0451134303. 
  5. Time Scheduling and Time Management for dyslexic students [online]. [cit. 2005-10-31]. Dostupné online. (anglicky)  — ABC lists and tips for dyslexic students on how to manage to-do lists
  6. Forster, Mark(2006-07-20). Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management. Hodder & Stoughton Religious, 224. ISBN 0340909129. 
  7. ToDoList 5.9.2 - A simple but effective way to keep on top of your tasks - The Code Project - Free Tools [online]. [cit. 2009-10-03]. Dostupné online. (anglicky)  — Features, code, and description for ToDoList 5.3.9, a project based time management application
  8. Time Management Software - Email Management Software - Trog Bar [online]. [cit. 2007-10-03]. Dostupné online. (anglicky)  — Description of features in the Trog Bar including "TaskSense," the feature which automatically prioritizes tasks.
  9. doTask! - unique instant messenger for business [online]. [cit. 2008-10-01]. Dostupné online. (anglicky) .
  10. 14-Day Action Challenge [online]. [cit. 2011-04-25]. Dostupné online. (anglicky) .